Il rapportino in quaranta secondi: cosa dire a fine intervento

Il rapportino scritto la sera, a casa, dopo otto ore in giro, non si scrive. O si scrive male, ricostruendo a memoria. Quello detto in giardino, due minuti dopo aver finito, sì: le cose sono ancora lì davanti.

Il segreto è sapere cosa dire, così quaranta secondi bastano.

Cinque cose, in quest'ordine

1. Cosa hai fatto. Il lavoro, con le parole del mestiere: tagliando, lame cambiate, cavo riparato.
2. Cosa non va. Anche se non l'hai sistemato, soprattutto se non l'hai sistemato.
3. Cosa resta da fare. Il prossimo passo, così diventa il prossimo lavoro invece di un ricordo.
4. Quanto tempo. Anche approssimato: tre quarti d'ora, un'ora e mezza.
5. Cosa hai usato. I materiali e le quantità.

Un esempio

«Tagliando fatto al robot dei Rossi, cambiate le lame, pulito tutto, batteria a posto. Il cavo dietro la siepe è spellato, lo sistemo quando lo riporto. Tre quarti d'ora, un kit lame.»

Sono cinque righe e contengono tutto: il lavoro svolto, un problema, il prossimo passo, le ore e il materiale.

Parla come parli

Non serve un linguaggio da ufficio. Detto come lo diresti a un collega va benissimo: quello che conta sono i fatti. Prima di confermare rileggi, correggi un nome o un numero, aggiungi una foto se serve.

Dopo la conferma non si tocca

Un rapportino confermato non si modifica più. Sembra una rigidità, ma è quello che gli dà valore: se tra sei mesi c'è una contestazione, quel documento dice cosa è stato fatto quel giorno, e nessuno l'ha ritoccato dopo.

Perché subito, e non la sera

Perché la sera le cinque cose diventano tre, e le due che mancano sono sempre quelle scomode: il problema non risolto e il materiale usato. Sono proprio quelle che servono la volta dopo, e che si fatturano.

Nel gestionale il rapportino lo detti nella chat: la registrazione viene trascritta e divisa in lavoro svolto, problemi, prossimi passi, ore e materiali. Correggi, confermi, e si salva anche in PDF.